انواع پوشه

انواع پوشه و بررسی کاربردهای آنها. پوشه واژه ای است که تمام معنی و مفهوم بایگانی، اصولی اسناد و مدارک در تمام ارگانها؛ دفاتر و مجموعه های انسانی و تجهیزاتی را تداعی میسازد.

پوشه بسته به نوع کاربردی که هر فرد نیاز دارد؛ در دسته های مختلفی تولید میگردند. ویژگی هایی که انواع پوشه ها را از هم متمایز میکنند عبارتند از:

1-سند یا مدرکی که داخل انواع پوشه قرار میگیرد

جهت بایگانی اسناد مهم و با ارزش لزوما بایستی از پوشه های سربسته یا دکمه دار با کیفیت بالای دوخت یا پرس اطراف پوشه استفاده نمودکه پیشنهاد ما به شما؛ پاکت چرمی دکمه دار(دوام بالای جنس چرم استفاده شده) و پوشه نمدی(قیمت به صرفه نسبت به مورد قبل) میباشد؛ در صورتی که درنظر دارید از پوشه بایگانی مقوایی استفاده کنید الزامی است که کمد محل بایگانی امنیت خوبی در مقابل جابجایی مدارک بین پوشه ها داشته باشد.

2-شیوه ی الصاق انواع مدارک داخل پوشه(به وسیله پانچ و منگنه یا هیچکدام)

پوشه بایگانی مقوایی (پوشه گلاسه) و پوشه پلاستیکی برای مدل الصاق با پانچ مناسب هستند اما در صورتی که مدارک داخل پوشه به هم منگنه شوند(بدون پانچ نمودن روی جلد پوشه) از پاکت چرمی دکمه دار هم میتوان بهره برد.

3-تعداد و حجم مدارکی که قرار است داخل پوشه بایگانی گردند

برای بایگانی تعداد زیادی اسناد در دراز مدت بایستی جلد پوشه استقامت و انعطاف بالایی در مقابل وزن بالای اسناد بایگانی شده داشته باشد که برای این منظور پاکت چرمی دکمه دار گزینه مناسبی است چراکه با اضافه کردن درز بین دیواره های پوشه نسبت به سایر پوشه های یک تیکه ظرفیت بایگانی بیشتری دارد.

بیشتر بخوانید: آشنایی با انواع زیورالات مردانه و نحوه استفاده از آن ها

4-مدت ماندگاری اسناد و مدارک داخل پوشه

برای مدارکی که به صورت مقطعی مورد بررسی قرار میگیرند و پس از آن به صورت کامل بایگانی میشوند؛ پوشه بایگانی مقوایی(پوشه گلاسه) گزینه مناسب و به صرفه ای میباشد اما برای مدارکی که به صورت درازمدت موردتحلیل و بررسی قرار میگیرند لزوما بایستی از پاکت چرمی دکمه دار یا پوشه پلاستیکی بهره برد.

5-تعداد دفعاتی که قرار است به اسناد پوشه مراجعه گردد

پوشه مقوایی بدون روکش سلفون برای بایگانی اسنادی که به صورت دایم مورد بررسی قرار میگیرند به دلیل استهلاک و فرسوده شدن مقوا به هیچ عنوان گزینه مناسبی نیست و لزوما باید از پوشه مقوایی گلاسه با روکش سلفون با کیفیت استفاده نمود؛ در این مورد پوشه پلاستیکی هم گزینه مناسب و به صرفه ایست.

6-شیوه ی بایگانی پوشه در محل

برای بایگانی پوشه ها در ردیف کمدها به صورت افقی از هر نوع پوشه میتوان استفاده کرد منوط به آنکه به سادگی نام هر پوشه به راحتی مشخص باشد؛ برای بایگانی در کشو فایل هایی که که پوشه ها به صورت افقی به سمت پایین قرار میگیرند؛ پوشه آویز با گیره های مخصوص طرفین گزینه مناسبی است. لازم به ذکر است برای جدا کردن اسناد به صورت روزانه و قرار دادن آنها در کیف اداری برای مراجعه به جلسات دادگاه ها از پوشه نمدی به دلیل وزن سبک و در بسته بودن آنها میتوان بهره برد و نیز در صورتی که اسناد ذکر شده را بتوان پانچ نمود؛ پوشه بایگانی مقوایی گزینه مناسبی است.

7-طبقه بندی پوشه های متفاوت در کنارهم

در صورتی که اسناد و مدارک مدنظر در حیطه های متفاوتی دسته بندی گردند بایستی از انواع مختلف پوشه در کنار هم استفاده کرد به عنوان مثال برای اسناد مهم و کم کاربرد؛ پاکت چرمی دکمه دار گزینه مناسبی است و برای اسنادی که کاربرد مقطعی و روزمره دارند از پوشه بایگانی مقوایی میتوان بهره برد.

8-کابرد انواع پوشه خارج از دفتر(به صورت ارایه به ارگان دیگر یا شخص سوم)

برای توضیح این ویژگی اشاره به این موضوع کافی است که اگر پوشه مدارک در محیطی رسمی و لاکچری ارایه گردد حتما بایستی استقامت؛ کیفیت دوخت و طراحی مدرن داشته باشد تا شخص سوم به ارزش اسناد بایگانی شده در داخل آن پی ببرید؛ به عنوان مثال زمان که یک وکیل میخواهد اطلاعات پرونده موکل ش را در اختیار او قرار دهد؛ استفاده نمودن از پوشه بایگانی مقوایی؛ پوشه نمدی و پوشه پلاستیکی کفایت میکند اما اگر قرار باشد همین اسناد در جلسه دادگاه یا یک قرار رسمی مورد بررسی قرار گیرند تنها باید از پاکت چرمی دکمه دار استفاده کرد.

9-رسته کاری شخص؛ ارگان یا مجموعه مذکور

در صورتی که اسناد یک مجموعه کاری معمولی یا اسناد موجود داخلی یک خانه مورد بحث باشد؛ بهره بردن از دم دست ترین پوشه ها کفایت میکند اما زمانی که اسناد یک شرکت بزرگ یا دفتر وکیل پرکار و باسابقه مورد بررسی باشد حتما بایستی از پوشه هایی استفاده کرد که شکیل؛ کاربردی و قابل دسته بندی به صورت گسترده و توانایی دسترسی سریع به آنها وجود داشته باشد.

10-جلوه ها بصری انواع پوشه در نظر مخاطب

در صورتی که مخاطبین شغل شما نسبت به اسناد و مدارکی که نزد شما دارند حساسیت بیشتری داشته باشند  شما لزوما بایستی از پوشه های سربسته نظیر پاکت چرمی دکمه دار استفاده نمایید تا امنیت خاطر آنها را در مقابل حفظ اطلاعاتشان افزایش دهید و در صورتی که مخاطب شما یک پرونده عادی داشته باشد که اسناد و کاربرد آنها نیاز به حفظ و نگهداری خاصی نداشته باشند لز سایر پوشه ها موجود در سایت فروشگاه اینترنتی وکیل استور میتوان استفاده نمود.

بیشتر بخوانید: چکش عدالت چیست؟

11-ثبت اطلاعات مختصر اسناد داخل پوشه بر روی جلد آن

به عنوان مثال در بایگانی اطلاعات پرونده یک وکیل توسط وکیل که روزانه با تعداد زیادی موکل متفاوت سروکار دارد .و برای هر کدام موضوع پرونده؛ شعبه دادگاه؛ جایگاه موکل و امور مالی و … مطرح میباشد؛ استفاده از یک جدول مناسب روی جلد و داخل پوشه بسیار تعیین کننده است.

که برای این امر پوشه بایگانی اطلاعات موکلین(پوشه مقوایی گلاسه) را برای شما معرفی میکنیم که با ثبت شماره پورنده روی لبه بالا سمت چپ جلد آغازین پرونده و ثبت اطلاعات هویتی موکل روی جلد به شما کمک میکند.

به سادگی پرونده مدنظر خود را پیدا نمایید. در کادر مشخصات پرونده با مشخص کردن «شعبه؛ موضوع پرونده؛ نوع دادگاه (کیفری/اداری/حقوقی/ثبتی/خانواده)» و نیز شماره پرونده های مرتبط و نیز با ثبت جایگاه موکل به عنوان خواهان یا شاکی؛ اطلاعات کلی شاکی و متشاکی از قبیل «نام و نام خانوادگی/شماره تماس/آدرس» به شما کمک میکند تا با نگاه مختصر روی جلد پوشه؛ اطلاعات کلی پرونده را مرور نمایید.

در داخل پوشه روی فضای سمت راست کادری با عنوان اطلاعات پرونده طراحی شده که با ثبت تاریخ تشکیل پرونده و شماره پرونده های هر یک از مراحل «تحقیق/کلانتری/اجرا/تجدیدنظر/بدوی/فرجام/مختومه» شما را به پرونده های ثبت شده در دادگاه لینک نماید.

بیشتر بخوانید: پرچم لمینت چیست؟

در ذیل آن کادری با عنوان موضوعات پرونده درج گردیده که موضوع هر پرونده و تاریخ آن را ثبت نمایید.

پس از آن کادری با عنوان اوقات تعیین و مراجعات وکیل با ثبت دقیق زمان و مکان جلسه نوشته شود. اقدامات صورت گرفته در طول بررسی پرونده را به شرح تاریخ و عمل صورت گرفته در 8مکانی که طراحی شده؛ میتوان ثبت نمود و حسن ختام این صفحه امور مالی پرونده از قبیل حق الوکاله کلی و مبلغ پیش پرداخت به تفکیک تاریخ ثبت میشود.

همچنین یک جدول 5سطری برای سایر پرداختی ها به شرح «تاریخ/مبلغ/بابت/نحوه پرداخت» طراحی شده است تا کلیه امور مالی یک پرونده را پوشش دهد.

در فضای سمت چپ میتوانید سایر توضیحات این پرونده را که در قسمت قبل احیانا فضای کافی وجود نداشت به صورت کامل طی 30سطر یادداشت نمایید.

پشت جلد هم با طراحی یک چکش عدالت در شبکه ای مشبک و هزارتو بیانگر این مفهوم است که تمام پیچیدگی های یک پرونده تنها عدالت خواهی طرفین راه گشاست و تمامی اقدامات بایستی حول آن صورت گیرد.

یادآور میشویم که طراحی این پوشه حاصل 2سال آزمون و خطا و مشورت با اساتید حرفه ای حوزه وکالت بوده است تا شما را از نوشتن اطلاعات یاد شده در سررسیدهای متعدد یا ثبت نمودن در نرم افزار های موجود در بازار خودکفا نماید.

برای خرید این محصول پر کاربرد؛کم هزینه(به صرفه)؛ با دوام و لاکچری میتوانید به سایت فروشگاه اینترنتی وکیل استور مراجعه نمایید و با چند کلیک ساده از بایگانی اطلاعات پرونده های خود لذت ببرید.

12-رنگ بندی پوشه ها

برای دسته بندی اسناد و مدارک با یک درجه اهمیت ولی در موضوعات مختلف میتوان از یک نوع پوشه در رنگ بندی های مختلف استفاده نمود که در این بین پوشه بایگانی اطلاعات موکلین(پوشه مقوایی گلاسه) در پنج رنگ «سفید-سبز-قرمز-خاکستری-ابی» بهترین گزینه است؛ بعد از آن پوشه نمدی در دو رنگ «طوسی و کرم» به فروش میرسد.

پاکت چرمی دکمه دار به جهت ان که برای تولید ان از چرم مخصوص استفاده میشود با دو رنگ قهوه ای روشن و تیره در جایگاه بعدی قرار میگیرد.

البته ذکر این نکته خالی از لطف نیست که بسته به کاربردی که شما از پوشه در نظر دارید؛ استفاده از رنگ انها متفاوت است.

بیشتر بخوانید: پوشه پرونده موکلین چیست؟